Uno de los temas que las empresas necesitan tener en consideración al trabajar en plena era tecnológica, es contar con un sistema de protección de datos personales que sea sólido y robusto.

Todos saben que en la actualidad los riesgos cibernéticos han ido en aumento y esto es una triste realidad.

Por lo tanto, las compañías que almacenan información personal sobre sus clientes, proveedores y empleados, tienen que cuidar con mucha dedicación esos datos.

Por ello dentro de la Unión Europea se tiene que cumplir con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), para garantizar que se hace todo lo necesario para cuidar de este tipo de información.

Así que, si quieres comenzar a trabajar dentro del continente europeo, tienes que tener en consideración cómo se establece la regulación sobre la protección de datos personales.

¿Qué es y por qué es tan importante la protección de datos personales?

Cuando se habla de la protección de datos personales dentro del sector empresarial se hace referencia a todas las técnicas, herramientas y estrategias que se utilizan para proteger la información de todas las personas involucradas.

Esto incluye, desde el nombre de los clientes, hasta los correos electrónicos de los proveedores e incluso la dirección de domicilio de los empleados.

Como te podrás imaginar, este es un tipo de información muy delicada y que, en caso de estar expuesta, puede generar un gran riesgo.

Si algún hacker o ciberdelincuente mal intencionado accede a esos datos personales, podría usurpar la identidad de estas personas, extorsionarlas de alguna manera o incluso hacerles caer en trampas de phishing para entrar a sus cuentas bancarias.

Por ello es tan importante brindar un alto nivel de seguridad a los datos de todas y cada una de las personas que forman parte de tus relaciones empresariales.

Además, es algo que también te beneficia a ti, porque ante la entrada de cualquier tipo de virus o malware, podrías perder toda esta información. Cosa que puede generar un escenario bastante grave, en especial si no tienes copias de seguridad.

Así que, sin duda, se trata de un tema de suma relevancia para todas las compañías y emprendedores de la actualidad.

¿Qué tipo de datos son considerados personales?

Para que te hagas una mejor idea de todo lo que puede ser considerado como datos personales y, por ende, tienen que ser protegidos, los principales son:

• Nombres completos.

• Correo electrónico.

• Número telefónico.

• Número de documento de identidad.

• Dirección de domicilio.

• Dirección IP.

• Número de registro mercantil.

¿Qué es el RGPD?

Ahora bien, para garantizar que todas las empresas brinden un buen servicio de protección de datos personales, dentro de la UE (Unión Europea) se trabaja con base en lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos.

Esta ley fue aceptada por el Parlamento en el año 2016 y entró en vigor a partir de mayo del 2018.

Desde entonces, las empresas dentro del territorio tienen que cumplir con lo establecido dentro de esta normativa, en la que se define cómo se tienen que procesar y proteger los datos personales.

El objetivo detrás de la implementación de este reglamento es que las personas puedan tener un mejor control de lo que sucede con sus datos personales.

Después de todo, se logra que las compañías le generen un mayor nivel de confianza a todos los usuarios interesados en sus productos, cosa que también podrá impactar de manera positiva la cantidad de ventas que generen en el largo plazo.

¿Quiénes tienen que cumplir con el RGPD?

Es importante tener en consideración que el RGPD tiene que ser aplicado por todas aquellas empresas que tengan sede dentro de la Unión Europea. Sin importar que los datos que manejen sean de usuarios de otras partes del mundo.

Asimismo, aquellas empresas que tengan una sede fuera de la UE, pero que ofrecen productos o servicios a ciudadanos de Europa, también tienen que cumplir con esta normativa.

Por lo tanto, es algo que también tienen que aplicar todos los grandes negocios de e-commerce, como por ejemplo Amazon, eBay o Shein.

¿Qué se tiene que hacer para cumplir con esta normativa de protección de datos?

Si deseas implementar de forma satisfactoria lo establecido en este reglamento, es fundamental cumplir con una serie de pasos importantes.

Ya que, tendrás que analizar tus principales factores de riesgo y supervisar de manera frecuente las herramientas de seguridad con las que trabajan.

Por lo tanto, algunos de los pasos a seguir son:

Nombrar a un delegado para la protección de datos

Lo primero que se tiene que hacer es designar quién será el delegado de protección de datos, ya que este es un rol importante para el respectivo cumplimiento del reglamento.

La persona que ocupe este puesto se tiene que encargar de asesorar a toda la empresa sobre el cumplimiento de la normativa y supervisar que todo se cumpla de la forma adecuada.

Además, también será el responsable de formar a los empleados para que estén al tanto de todas las implicaciones del RGPD.

Por si esto fuera poco, su figura también se encargará de gestionar las respuestas en caso de que se genere algún tipo de violación de datos.

Efectuar un análisis de riesgos

Para cumplir de forma efectiva con la protección de datos que todos los usuarios y clientes se merecen, se tiene que iniciar por hacer un análisis de riesgos.

Este tipo de análisis tiene como objetivo identificar las vulnerabilidades de los sistemas digitales empresariales y las bases de datos. De esa manera, se puede identificar cuáles son los puntos de acceso desde los que un hacker podría forzar su entrada.

Dentro del reglamento no establece un tipo de análisis de riesgos específico, por lo que la compañía en cuestión puede elegir aquel que mejor le parezca.

Implementar medidas de seguridad efectivas

Luego de identificar cuáles son los puntos débiles y el tipo de riesgo al que la empresa puede estar expuesta, es momento de seleccionar las medidas de seguridad más efectivas según el caso.

Ya que, para poder cumplir con el nivel de protección de datos necesario, se vuelve fundamental contar con un sistema de seguridad que sea robusto.

Ahora bien, según lo planteado dentro del RGPD, existen algunas medidas fundamentales que se tienen que se recomienda aplicar:

• Control de acceso a la base de datos.

• Encriptación para los datos personales.

• Uso de contraseñas sólidas y seguras.

• Implementación de técnicas de anonimato o uso de seudónimos.

• Realización de auditorías de seguridad con frecuencia.

• Activación de programas antivirus para prevenir ataques cibernéticos.

• Usos de softwares de seguridad que estén actualizados.

Obtener el consentimiento explícito

A la hora de tratar con los clientes o usuarios, las empresas se ven en la obligación de obtener su consentimiento explícito. De esa manera, se aseguran que las personas estén de acuerdo con la forma en la que tratarán sus datos.

Por ello, lo primero que tienen que hacer es brindarles información detallada sobre cómo se almacenarán sus datos personales y de qué manera van a ser utilizados.

Después de esto, tendrás que solicitarles su consentimiento, de ser posible a través de una acción que sea afirmativa. De esa manera, podrás llevar un registro claro de que obtuviste el permiso necesario.

Además, tienes que darles la libertad de que puedan retirar el consentimiento en cualquier momento, sin importar cuál sea su motivo. Los clientes no están en la obligación de mantenerse bajo la misma opinión para siempre.

Registrar las actividades

Por último, pero no menos importante, te verás en la obligación de llevar un registro completo de todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos y esto tiene que hacerse de manera detallada.

Entre la información que tiene que registrarse tiene que estar la categoría de datos, la finalidad y los destinatarios a los que se les ha compartido los datos en cuestión.

Resulta fundamental que las empresas mantengan este registro actualizado en todo momento. Por lo general, se recomienda utilizar un software RGPD para documentar todo de manera más sencilla.

Este es un documento que tiene que estar disponible para ser presentado a las autoridades en caso de que se lleve a cabo una auditoría. De allí que sea tan importante que la información esté actualizada.

¿Qué sucede si no se cumple con el RGPD?

Sin duda, una de las preguntas más frecuentes por parte de las compañías tiene que ver con qué puede suceder si no se cumple con lo establecido en el RGPD.

Hay que tener en consideración que los encargados de hacer valer lo plasmado en esta normativa son las APD (Autoridades de Protección de Datos).

Dentro de cada Estado miembro de la Unión Europea, hay un grupo de reguladores públicos que conforman a estas autoridades.

Los miembros de las APD se encargan de realizar auditorías cada cierto tiempo a las empresas para investigar posibles infracciones o revisar los motivos de quejas de los usuarios.

Durante el proceso de auditoría, se revisa tu registro de datos y se verifica que cumplas con lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos.

En caso de que hayas incurrido en algún tipo de falta, las autoridades supervisoras se encuentran en la capacidad de entregarte una multa o de hacerte cambiar algo específico sobre tu sistema de seguridad.

Según la gravedad del incumplimiento, puedes enfrentarte a multas menores que suelen implicar el pago del 2% de los ingresos de la empresa o multas mayores que suelen estar sobre el 4% de los ingresos.

El porcentaje alto de estas multas está diseñado de esta manera para que las empresas se vean en la obligación de proteger de forma adecuada todos los datos personales de sus usuarios.

En resumen…

El RGPD nace como una respuesta ante el creciente aumento de los ataques cibernéticos, para que las empresas puedan garantizarles a todos sus usuarios que cumplen con la protección de datos personales necesaria.

Por lo tanto, cumplir con este reglamento no solo te evita tener que afrontar problemas legales, sino que también te ayudará a crearte una reputación positiva entre las compañías y generar confianza a todos tus clientes.

Además, de esa forma te cubres a ti mismo las espaldas, porque podrás prevenir cualquier tipo de error que pueda implicar la pérdida de datos valiosos para la compañía.