Para las organizaciones, los documentos son oro, así que hay que mantenerlos organizados, almacenados y seguros.

Lograrlo es sencillo, solo tienes que aplicar un protocolo de gestión documental eficiente. Eso te ayudará a controlar un gran volumen de información, y a mejorar el flujo de trabajo.

Y todo parece indicar que en 2025 la adopción de los sistemas de gestión será masiva. Entonces tienes que estar preparado para el cambio y nosotros seremos tus guías.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental propone un sistema de organización, almacenaje, recuperación y control de documentación. Por lo cual, no solo se trata del archivado de documentos, sino que establece los parámetros con los cuales se gestiona la información importante que una empresa genera.

Los datos contenidos en los documentos son clave para el desarrollo empresarial. Esa información sirve para tomar decisiones, hacer proyecciones, mejorar los procesos, anticiparse a las tendencias y hasta incrementar la satisfacción de los usuarios. Por lo que la gestión de documentos también es fundamental.

Cuando una empresa establece un sistema de gestión, el flujo de trabajo es más eficiente, la seguridad de los datos se eleva, y los resultados son mejores. Porque no solo se organizan los documentos, sino que también se controla a nivel global la información de la compañía.

Las funciones de la gestión documental

En general, la gestión documental establece las condiciones para la administración de los documentos, desde su creación hasta su archivado. Pero además, tiene funciones específicas, y algunas de ellas son:

Digitalización

Antes, la gestión de documentos se mantenía en papel, pero como vivimos en una era tecnológica, la digitalización es una de las principales funciones del sistema. Lo que hace es transformar los documentos físicos, en documentos digitales para facilitar su acceso.

El procedimiento es sencillo, pues los documentos físicos se escanean para convertirlos en archivos digitales en múltiples formatos, aunque el más común es PDF.

Creación de documentos

Aunque la digitalización de documentos continúa haciéndose con regularidad, existe la posibilidad de acelerar los procesos. Así que en lugar de crear documentos físicos que luego serán transformados a digital, los documentos se hacen en formato digital desde el inicio.

Almacenamiento                          

Hace varios años, el almacenamiento de documentos se hacía en bodegas o espacios específicos en los que se organizaban los documentos. Pero ahora los almacenamientos son digitales y se encuentran en software o en la nube, lo que facilita el acceso, la búsqueda y recuperación de documentos.

Supervisión de versiones

Los documentos, cuando son digitales, sufren cambios y el sistema de gestión se encarga de tener un historial de versiones con el objetivo de asegurar la validez de los documentos y de su contenido.

Políticas de retención

Los documentos son importantes porque contienen información valiosa, pero no serán importantes para siempre.

Con el tiempo, la utilidad de algunos documentos disminuye, y en esos casos no es necesario retenerlos. Cuando eso sucede, tienen que ser eliminados o archivados, y el sistema de gestión determinará cuándo y cuáles documentos ya no tienen que ser retenidos.

Control de acceso

El acceso a información es clave dentro de las organizaciones. Los miembros de los equipos necesitan poder acceder a los datos, pero no todos los trabajadores pueden tener los mismos permisos.

Lo que hace el sistema de gestión es llevar un control de los accesos para determinar quién, cuándo y a qué ha entrado al sistema. Además, se crean permisos de accesos que especifican quiénes pueden ver, editar o compartir los documentos.

Protege los datos

Una de las principales funciones de la gestión es mantener los datos a salvo. Los documentos que son guardados en el sistema tienen que estar protegidos de agentes externos o personal no autorizado ante pérdidas o cambios.

Búsqueda

Para que el sistema de gestión sea eficiente, el protocolo de búsqueda tiene que ser sencillo. Quien desee encontrar un documento puede usar los motores de búsqueda con metadatos, análisis de texto u OCR, para tener la información al instante.

El 2025 es el año de la gestión documental

Ha llegado el momento, pues 2025 es el año en el que la gestión documental registrará un despunte sin igual, impulsado por la adopción masiva y avances tecnológicos que lo cambiarán todo. Y aquí te contamos todo al respecto.

Máxima digitalización

Para nadie es un secreto que el papel se usa cada vez menos, y el descenso continuará. Con la adopción de la gestión documental, organizaciones de diferentes tamaños ahorrarán más tiempo que nunca porque no será necesario digitalizar documentos físicos.

Lo que harán será crear documentos digitales desde cero que optimizarán los flujos de trabajo y reducirán los costes de digitalización.

Inteligencia artificial

Tal como en muchas otras áreas, la inteligencia artificial será clave en 2025. Y en el caso de los sistemas de gestión, la IA hará que la búsqueda, organización, almacenamiento, extracción de datos y el flujo de trabajo sean más eficientes.

Más seguridad

La digitalización de documentos representa retos de seguridad para las organizaciones, pero eso es parte del pasado.

Los sistemas de gestión usarán protocolos de seguridad encriptados más seguros, con autenticación multifactor y roles de acceso bien definidos que incrementarán la seguridad y mantendrán tanto a las organizaciones como a los clientes a salvo.

Interoperabilidad

Aunque ya los sistemas de gestión facilitan la interoperabilidad entre sistemas, habrá cambios que facilitarán que diferentes personas trabajen al mismo tiempo. Eso hará que el ritmo del trabajo sea más fluido y eficiente.

Ventajas de la gestión documental

Las compañías que han dado el paso definitivo en la innovación al incorporar un sistema de gestión documental han experimentado múltiples ventajas, y algunas de ellas son:

Comunicación fluida

Los sistemas de gestión permiten que varias personas estén trabajando al mismo tiempo. Eso facilita la comunicación entre miembros del equipo, lo que hace que el flujo de trabajo incremente y las metas se alcancen de acuerdo con lo previsto.

Flexibilidad

El sistema que propone la gestión documental es flexible, accesible y colaborativo. Así que los miembros del equipo no necesitan estar en el mismo espacio físico para acceder a la información que necesitan para cumplir con sus tareas.

Ahorro

Las organizaciones que apuestan por sistemas novedosos, experimentan ahorros significativos porque no necesitan invertir en espacios físicos para almacenar la documentación, pues usan la nube para conservar y mantener sus documentos. 

Backups automáticos

Los fallos en el sistema son frecuentes, y podrían ocasionar pérdida de información y tiempo. Para evitarlo, los sistemas de gestión hacen backups automáticos con los que se hacen actualizaciones y almacenamientos frecuentes de los documentos. Así que si hay algún problema, el documento no se perderá.

Gestión del flujo de trabajo

Cuando se gestionan equipos de trabajo grandes, con horarios diferentes y que teletrabajan, puede ser complejo mantener el flujo de trabajo. Para evitar inconvenientes, se usa el sistema de gestión que les permite a los jefes saber en qué estado está el proyecto, cuál es el avance y si es necesario hacer cambios.

Confidencialidad

Para acceder al sistema se necesita una autorización, lo que aumenta los estándares de seguridad, y mantiene los documentos resguardados. Lo que evita que personas ajenas al equipo o que no tengan permiso usen la información para fines distintos a los adecuados.

Facilidad de integración

Los software de gestión documental pueden ser integrados con otros programas para mejorar el flujo de trabajo, fomentando la colaboración entre áreas. Por ejemplo, podría integrarse con el programa de facturación, almacén, marketing y otras aplicaciones de Microsoft para hacer que el trabajo digitalizado sea más eficiente.

Recuperación de información

Son tantos los datos, que en ocasiones las organizaciones no saben que los tienen. Por ejemplo, si necesitan hacer una estimación de ventas, pueden buscar datos de años anteriores usando palabras claves, fechas o categorías específicas. Una vez los encuentren, se crea un análisis completo y basado en datos fidedignos.

Más almacenamiento

Los espacios físicos para el almacenamiento de documentos tienen limitaciones, porque no se pueden hacer más grandes. Pero cuando se trata de los sistemas de gestión, pueden ser tan grandes como se necesiten. Eso aumenta la capacidad de almacenamiento sin tener restricciones del volumen, lo que es útil para organizaciones grandes.  

Las mejores herramientas para la gestión documental

El desarrollo de la gestión documental está marcado por el perfeccionamiento de las funciones de las plataformas y herramientas que facilitan el acceso a los datos. Y algunas de las más destacadas son:

PandaDoc

Lo que convierte a PandaDoc en una buena opción para la gestión documental, es que hace que el flujo de trabajo sea muy eficiente. El sistema permite crear, enviar, editar y hacer seguimientos de documentos segundo a segundo. Eso ayuda a optimizar los procesos de ventas y de producción.

Así mismo, es un sistema intuitivo que facilita las integraciones con otras herramientas y mejora el análisis de documentos.

DocuWare

En cuanto a estándares de seguridad, DocuWare es una buena opción, pues cuenta con un sistema de resguardo de información eficiente que incluye protocolos y controles de acceso minuciosos. Además, es útil para automatizar procesos documentales como la creación, almacenamiento y digitalización.

Box

La colaboración es fundamental en las compañías, y Box favorece el flujo de trabajo de equipos grandes. Todos los miembros pueden trabajar al mismo tiempo sin importar en dónde se encuentren. Lo mejor es que estarán seguros porque cuenta con un sistema de protección de datos de primer nivel que detecta amenazas al instante.

Los desafíos de la gestión documental

Asegurar que no existen desafíos en la gestión documental es un error. En realidad aún hay diferentes retos por superar. Y algunos de los que tienes que considerar son:

Resistencia

La lista de beneficios de la gestión de documentos es extensa, pero aún hay organizaciones que se niegan a dar el paso. Algunas prefieren los sistemas físicos de almacenamiento tradicional o cuentan con equipos que se resisten a actualizar sus prácticas por la costumbre arraigada a los sistemas antiguos y poco eficientes.

Seguridad

En 2025, y en el futuro, los esfuerzos por hacer más seguros los sistemas de seguridad continuarán. Pero es un hecho que los ciberdelincuentes son cada día más astutos. Eso representa riesgos potenciales que requieren de supervisión exhaustiva.

Volumen de datos

El volumen de datos que gestionaban las organizaciones hace 10 años, es menor al de ahora. En nuestro presente, hay mucha más información y gestionarla es un desafío. Para disminuir las posibles complicaciones en la gestión, los sistemas tienen que ser más eficientes para poder recuperar, almacenar y clasificar los datos.

Gestión de datos no estructurados

Los protocolos para la gestión de datos son diferentes en cada formato. Por ejemplo, no es igual gestionar un contrato que una factura.

Si bien los sistemas actuales ya controlan esto, la incorporación de nuevos formatos, como los correos electrónicos, comentarios en redes sociales, mensajes directos o interacciones, requiere de enfoques de análisis, clasificación y almacenamiento novedosos. 

En resumen…

El flujo de trabajo siempre puede ser más eficiente. Es por ello que la gestión documental, en 2025, y también en los próximos años, experimentará mejoras considerables.

Como el volumen de datos a procesar es cada día más grande, los sistemas de gestión serán más minuciosos. Y este puede ser el momento ideal para apostar por la innovación.

Así que, si estás preparado para los cambios, y quieres aprender más, suscríbete a nuestra newsletter porque te mantendremos informado.