En ocasiones, los datos son entendidos como simple información que se recopila y acumula sin más. Cuando los datos son percibidos de esta manera, no se sabe qué hacer con ellos ni lo útiles que son. 

Pero en realidad los datos son valiosos para diseñar estrategias y crear planes de desarrollo empresarial.

Derivado de la cantidad de datos que se obtienen, surge la gobernanza de datos, que es un sistema comprende una serie de políticas y procedimientos que pretenden asegurar que los datos que se recopilan sean precisos y útiles. 

Por lo que se diseñan estructuras para almacenar, manejar, acceder y desecharlos.

Sin duda, la gobernanza de datos surge como una de las herramientas estratégicas más valiosas en las organizaciones, sin importar el sector al que pertenezca. 

Y se debe a que colabora con la gestión de datos, que se usa para cumplir con los objetivos planteados.

Para las organizaciones, los datos son más que información, se trata de un recurso para el crecimiento empresarial. Cuando los datos se recopilan y gestionan de manera adecuada, es posible mejorar las condiciones de la compañía, ayuda con la toma de decisiones y optimiza los procesos.

Ahora, ¿Alguna vez has escuchado sobre este término? ¿Sabes por qué es relevante para las empresas? ¿Tienes idea de cuáles son sus beneficios?

Si aún tienes dudas al respecto, nosotros te ayudaremos, y responderemos todas estas preguntas para que inicies con la transformación de la gestión de datos.

¿Estás preparado? Si es así, ¡Comenzamos!

¿Qué es la gobernanza de datos?

La gobernanza de datos o en inglés “data governance” es un protocolo y a la vez una herramienta de tipo estratégico con la cual las empresas gestionan los datos que reciben. El diseño se basa en la usabilidad, integridad y seguridad con la que se gestionan los datos que luego serán usados para el beneficio de la compañía. 

Con la implementación de un sistema de gobernanza, se establecen los procesos de análisis, las políticas de gestión y las métricas que serán útiles luego al procesar la información. El enfoque que se aplique depende de las necesidades de la empresa, pues el diseño está conectado con los objetivos.

Su estrecha relación con big data permite que se analice una gran cantidad de información que es valiosa para la organización. Así, al aplicar una estrategia, favorece la toma de decisiones.

Imagina que una compañía de moda diseña camisetas y cree que su público son hombres de más de 30 años a los que les gustan los colores básicos. Lo que hará la empresa será diseñar estos productos y los lanzará al mercado esperando que los resultados de ventas sean buenos.

Pero lo que no sabe la empresa es que en realidad su público objetivo son hombres, de menos de 20 años, a los que les gustan las camisetas más actuales y con estampados vibrantes. Si es así, la compañía registrará pérdidas.

Es posible evitar esta clase de problemas si es que se aplica la gobernanza de datos, pues al recopilar información se conoce al público objetivo, lo que permite diseñar un producto que se adapte a sus necesidades. 

La importancia de la gobernanza de datos

Puede parecer que aplicar la gobernanza de datos es opcional, pero es una necesidad. Y se debe a que el protocolo de gestión de información es un activo de valor. 

El sistema aporta beneficios estratégicos que puede redirigir el rumbo las operaciones. De esta manera, la compañía se adapta a las necesidades del mercado.

La gobernanza es tan relevante que hace que las compañías que la aplican obtengan ventaja con respecto a sus competidores. Para que sea posible, es indispensable que el diseño de análisis de datos, el control y el acompañamiento sean correctos, pues no se trata solo de recopilar información.

En el mismo orden de ideas, este recurso de gestión es capaz de aportar beneficios a la seguridad de la información, ya que el tratamiento que se le da es el adecuado. De igual manera, la experiencia demuestra que reduce costes y amplía las políticas de protección.

De acuerdo con lo que asegura David Newman, quien es el vicepresidente de investigación de Gartner, existen compañías que dedican parte importante de su tiempo en la gestión de datos. Estas empresas no lo hacen como una actividad complementaria, sino como una de las principales.

Lo anterior tiene que ver con que la gestión de datos, si es que se hace de forma adecuada, favorece el éxito empresarial.

Beneficios de la gobernanza de datos

En nuestra actualidad, los datos son vitales para el desarrollo de las organizaciones. Se entienden los datos como activos de valor capaces de cambiar el rumbo de la compañía. De esta forma, genera múltiples beneficios y algunos de ellos son:

Datos más confiables

Todas las compañías manejan datos, pero no siempre son confiables. Cuando se aplica una estrategia de gobernanza, a través de los protocolos para la clasificación se asegura que los datos obtenidos son fidedignos.

Que los datos sean confiables permite que las decisiones que se tomen también sean correctas, pues la información recopilada es precisa.

Unicidad de la información

El tiempo que una organización dedica a decidir cuál es el plan adecuado o cuál es el camino a seguir puede significar pérdidas multimillonarias.

La manera de evitarlo es con un protocolo de gobernanza, porque todas las partes tendrán acceso a la misma información que será organizada y actualizada, evitando así las incongruencias o las complicaciones para llegar a un acuerdo.

Cumplimiento de leyes

La información que gestionan las empresas tiene que cumplir con una serie de regulaciones y leyes industriales. El tratamiento que se le dé a la información tendrá que cumplir con estatutos de seguridad y protección específicos, y con la data governance las compañías se aseguran de que están dentro de la ley.

Reducción de costes

Mejorar las operaciones favorece la reducción de costes. Al aplicar las estrategias del sistema de gobernanza, las auditorías se completarán rápido, varias de las operaciones frecuentes serán más eficaces lo que evita las pérdidas causadas por malas decisiones tomadas con información incorrecta.

Favorece la toma de decisiones

El tiempo, recursos y capital que se invierte en la toma de decisiones son vastos. Como no se conoce cuál es la información real, se presentan estrategias poco efectivas, se discuten procesos incorrectos y es común equivocarse.

Pero cuando se obtiene información verdadera, se sabe cuál es la dirección correcta, y la toma de decisiones será sencilla y casi automática.

Protege la información

No es poca la cantidad de información sensible que una compañía maneja. Mantener a salvo los datos de los socios, inversionistas, clientes y demás miembros de la organización es vital. Es posible conseguirlo con un método como este que mantiene resguardada la información de las partes involucradas.

Aumenta la accesibilidad

Varias áreas de la organización necesitan acceder a los datos porque con la información que obtienen se toman decisiones y se desarrollan proyectos.

Si una de las áreas no tiene acceso a los datos, los procesos se ralentizan y puede generar pérdidas. En cambio, con un método eficiente de gestión de datos, todas las partes tendrán a la mano la información.

Incrementa la satisfacción

Saber qué es lo que los clientes y usuarios internos necesitan es fundamental para el éxito empresarial. Si la compañía no sabe cuáles son los intereses de las partes, no son capaces de cubrir sus exigencias y el nivel de satisfacción disminuye.

Agrega valor

Con un plan definido de gobernanza, se tiene una visión global de la organización. Así, agrega valor a la compañía porque los datos que se recopilan son insumos para la toma de decisiones. Al tener todos los datos, se puede redirigir el curso de la compañía y redefinir sus estatutos.

¿Cómo se aplica una estrategia de gobernanza de datos?

Cuando hablamos de un modelo de gobernanza de datos, nos referimos al marco metodológico que define la estrategia a aplicar en la gestión de información.

A través de este método se describen los parámetros de almacenaje, entrada, salida y eliminación de datos. Se trata de reglas y procedimientos estrictos que establecen las directrices a aplicar.

Aunque la estructura puede variar dependiendo de la organización, hay ciertas estrategias que son útiles para todo tipo de desarrollo de gestión de datos. Y estos son:

Define los objetivos

La meta de la aplicación del protocolo es obtener beneficios que sean tangibles, lo que requiere que los objetivos de la empresa y de la gobernanza de datos sean los mismos.

Los datos por sí solos no son útiles si no se cuenta con una estrategia global clara, por lo que ambos tienen que estar alineados.

Cuando las estrategias y la gobernanza apuntan en la misma dirección, los datos que se recopilan adquieren valor y se usan para conseguir beneficios y aumentar la competitividad de la compañía.

Así que lo ideal es que se defina el qué, antes de determinar el cómo. Es decir, es fundamental saber qué información se quiere obtener para elegir cómo se procesarán los datos.

Mapea los datos

Antes de que se aplique una política de gestión de datos, hay que saber cuáles datos se poseen. Para determinarlo es útil hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los datos disponibles?

• ¿Quiénes son los usuarios de los que se obtiene información?

• ¿Cómo se gestionan los datos en la actualidad?

• ¿Dónde están guardados los datos?

• ¿Los datos están seguros?

• ¿La seguridad de los datos está garantizada?

• ¿Los datos son fidedignos y de calidad?

Al responder a estas preguntas, la organización puede determinar cuál es la naturaleza de los datos y su estado actual. Cuando tengan esta información, se definirán los parámetros y políticas de la gobernanza.

Define la organización

La gestión de información a través de la data governance no es una labor que le incumbe a un par de departamentos, sino a la organización entera. Lo que significa que cada una de las áreas tiene que trabajar en conjunto y teniendo en cuenta el objetivo principal.

Por lo tanto, se definirán las reglas a seguir para que todos cumplan con las exigencias de gestión, almacenamiento y procesamiento de la información.  Además, se designarán responsabilidades a los miembros de la organización para favorecer la supervisión.

De este modo, cada uno de los miembros de la compañía serán capaces de procesar los datos con los mismos parámetros y toda la información que se recopile se usará para cumplir con los objetivos planteados.

¿Cuáles son los desafíos de la gobernanza de datos?

Al aplicar los protocolos de data governance se puede generar una serie de desafíos que las organizaciones deben enfrentar y entre ellos se encuentran:

Problemas de organización

El diseño de la estrategia de la gobernanza involucra a todos los miembros de la compañía. Por lo que asegurarse de que cada uno cumpla con los protocolos puede ser un reto.

Para evitar inconvenientes, lo ideal es definir las funciones y hacer un seguimiento para verificar que se acatan los parámetros.

Gestión de nuevos datos

La estrategia que se diseña está creada para analizar y organizar un grupo de datos específicos. Con el tiempo es posible que la organización comience a recibir datos distintos a los originales. En ese caso, los protocolos previos no serán útiles y se tienen que implementar nuevos.

En conclusión…

Nos queda claro que la gobernanza de datos es una de las herramientas más eficientes que pueden implementar las empresas de nuestro presente. El desarrollo de un protocolo adecuado puede generar múltiples beneficios en las organizaciones y darles ventaja con respecto a sus competidores.

En un mundo en el que la competencia es mayor, estar un paso delante del resto es clave para el éxito. Pero es importante diseñar un sistema que responda a las necesidades de la empresa y de sus usuarios, por lo que el de data governance es ideal.

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